Selon une enquête, 87 % des travailleurs de bureau se sentent moins productifs dans un espace de travail encombré. Lorsque l’espace de travail est couvert de papiers en vrac et de vieilles tasses de café, ça rend le travail moins efficace. Pire, ça donnera de mauvaise image envers les collaborateurs et visiteurs. Un espace en désordre est un espace malheureux. Les espaces désorganisés, sales ou encombrés nuisent à la santé physique et mentale. Pour remédier à cette onde négative permanente, il est important de passer à l’acte. L’opération consiste à transformer l’espace de travail en un lieu à l’agréable et décoré.
Le grand nettoyage de printemps
Pour aménager son espace de fond en comble, il faudra avant tout recommencer à partir de zéro. Pour ce faire, il faudra passer plusieurs journées à consacrer au triage. Cette démarche consiste à jeter les objets et papiers inutiles et à classer les dossiers selon leurs spécificités. Pour réaliser cette tâche, il faudra du solvant liquide pour le nettoyage, du sac poubelle, des gants jaunes et un rouleau de serviettes en papier. Pour bien effectuer le nettoyage, il faudra commencer par l’ordinateur. Pour une bonne prévention contre tout risque de transmission COVID-19, il est conseillé d’utiliser des produits antibactériens. Les équipements les plus concernés sont la chaise, la table de bureau ou encore, let téléphone de bureau. Il est important de saisir cette occasion pour effectuer un nettoyage approfondi, quid à venir travailler le dimanche uniquement pour ça. Le fait d’aménager son espace permet de faire une sorte de mise à jour personnelle au niveau du rangement. Le fait d’avoir un bureau bien rangé le lundi permet d’attaquer la semaine en toute confiance.Savoir investir dans les équipements de bureau
Après avoir passé à l’étape de nettoyage, il faudra acheter des accessoires de bureau relatif aux rangements. Les fournitures de bureau les plus utilisées sont le classeur, les porte-documents, l’étiqueteuse. Le rangement de paperasses administratives peut être une tâche difficile, surtout s’il s’agit d’une quantité assez importante. Pour aménager son espace, il faut planifier la tâche à l’avance et décider d’un système d’organisation bien spécifique. Cette organisation dépendra de l’activité et des priorités de son utilisateur. Différents types de bureaux auront différents types de rangement, mais le système reste le même. L’important c’est d’opter pour un triage de fichiers de manière significative. Si l’utilisateur travaille dans un cabinet d’avocats, le système de tri se fera entre litige, homologation, entreprise, administrative et autres. L’essentiel consiste à trouver efficacement les documents importants. Dans la mesure où le système de rangement est mis en place, il faudra maintenir le bon ordre des dossiers pour les autres semaines à venir. C’est le seul moyen d’aménager son espace de manière permanente.Classement de dossier : l’importance du codage couleur
Cela semble simple, mais le classement par code couleur constitue un moyen très efficace d’organiser les fichiers administratifs. Pour aménager son espace efficacement, il faudra déterminer la zone de travail. Chaque couleur doit être unique des autres couleurs et doit être utilisée dans un seul but. Il est possible d’utiliser la même couleur pour une zone ou un projet différent. Il est utile d’avoir des ensembles distincts de fournitures de codage couleur pour les différentes zones utilisées. Par exemple, il est judicieux d’utiliser de surligneurs colorés pour le calendrier hebdomadaire. Il est par contre pratique d’avoir des thématiques de couleurs différentes pour chaque tiroir. Cette astuce permet de bien aménager son espace de manière personnalisé.